EU:n uusi tietosuoja-asetus koskee myös Haminan seurakuntaa

​EU:n tietosuoja-asetus tulee voimaan perjantaina 25.5. ja se koskee myös Haminan ortodoksista seurakuntaa. Seurakunta käsittelee seurakuntalaisten henkilötietoja ja vastaa niiden asianmukaisesta ja huolellisesta käsittelystä. Keskeinen ajatus uudessa asetuksessa on se, että jokainen henkilö omistaa omat henkilötietonsa ja esim. seurakunnalla on erityinen vastuu suojata näitä luottamuksellisia tietoja käsitellessään niitä.

Seurakunnalla on julkisyhteisönä ajantasainen rekisteri seurakunnan jäsenistä, jota kutsumme jäsenluetteloksi. Se sisältää henkilötunnuksen, nimen, osoitetiedon, nyk. seurakunnan, kotikunnan, muuttopäivän seurakuntaan, syntymäkunnan, kielen, kansalaisuuden, läsnäolon seurakunnassa ja aviosäädyn. Oikeus tämän rekisterin pitämiseen syntyy Suomen ortodoksisen kirkon ja Haminan ortodoksisen seurakunnan julkisen tehtävän hoitamisesta. Tähän asti seurakuntaa ja sen työntekijöitä on velvoittanut mm. Henkilötietolaki, Tietoyhteiskuntakaari, Julkisuuslaki. Jatkossa siis nämä korvataan EU:n tietosuoja-asetuksella (GDPR). Lisäksi säädöksiä on myös Laissa Ortodoksisesta kirkosta ja Kirkkojärjestyksessä. 

Tämän jäsenluettelon lisäksi meillä on myös muita rekistereitä, jotka liittyvät mm. työ- ja vuokrasuhteisiin, luottamustehtäviin, palkitsemisiin ja vapaaehtoistyöhön. Jokainen nimilista, jonka teemme seurakunnassa on käytännössä rekisteri ja tätä rekisteriä varten seurakunnalla on rekisteriselostus ja perustelu rekisterin käytöstä.

Noudatamme rekisterin käsittelyssä huolellisuutta ja suojaamme tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja, käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti. Pääsy näihin tietoihin on vain kirkkoherralla ja seurakuntasihteerillä. 

Käsittelemme virastolla henkilötietoja luottamuksellisesti ja emmekä anna seurakuntalaisten tietoja ulkopuolisille. Henkilötietoja käytetään ainoastaan seurakunnan tehtävien hoitamiseen. Rekisteritiedot on suojattu teknisin ja hallinnollisin toimin hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Haminan seurakunta on tähänkin asti noudattanut hyvää tapaa tietosuojan kunnioittamisessa ja on pyrkinyt huolellisuuteen rekisteriviranomaisena. Olemme jatkossa kuitenkin entistä tarkempia näiden asioiden kanssa. Vastaan seurakunnan kirkkoherrana siitä, että työmme rekisteritietojen kanssa on lainmukaista ja huolellista. Toimintamme on myös mahdollisimman läpinäkyvää. Jokaisella on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.

VIRASTO AVOINNA

keskiviikosta perjantaihin klo 10-14, muulloin sopimuksen mukaan. 

Papin ja kanttorin vapaapäivät ovat pääsääntöisesti maanantaina ja tiistaina.

YHTEYSTIEDOT

p. 040 704 7171

VARUSKUNTAKATU 14 

45100 KOUVOLA

hamina@ort.fi

 

Y-tunnus 0242498-2

VIRKATODISTUKSET

P. 040 358 3625

keskusrekisteri@ort.fi

Avoinna maanantaina, tiistaina, torstaina ja perjantaina klo  9-12

Tästä pääset Keskusrekisterin sivuille!

LIITY POSTITUSLISTALLE

perjantaisin sähköpostiin tuleva uutiskirje mm. tulevista palveluksista